Pentingnya Jadwal Retensi Arsip Dalam Pengelolaan Arsip Pemerintah

MEDIA CENTER, Palangka Raya – Pemerintah Kota Palangka Raya, melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispursip) menggelar Sosialisasi Peraturan Wali Kota Palangka Raya Nomor 60 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif di Lingkungan Pemerintah Kota Palangka Raya, berlangsung pada 20 – 22 Februari 2024.

Sosialisasi ini dibuka oleh Kepala Dispursip Kota Palangka Raya, Yohn Benhur G Pangaribuan di Aula Depot Arsip Dispursip Kota Palangka Raya, Selasa (20/2/2024).

Yohn Benhur dalam sambutannya mengatakan, peran JRA sebagai pedoman dalam penyusutan arsip secara umum menurut pasal 56 PP Nomor 28 Tahun 2012 adalah pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan daerah.

“Apabila dalam sebuah unit organisasi tidak mempunyai JRA sebagai pedoman dalam penyusutan arsip maka akan lebih sulit dalam mengurangi arsip yang tidak memiliki nilai guna karena tidak tahu masa simpan arsip tersebut, apakah arsip harus dimusnahkan atau arsip permanen. Hal ini akan berdampak terganggunya kinerja pegawai disebabkan arsip yang terus bertambah dan menumpuk sedangkan penyusutan tidak ada. Sehingga ruangan pun akan menjadi sempit dan sesak karena bertambahnya arsip terus menerus,” ucap Yohn Benhur.

Dikatakannya, dalam JRA sudah mengatur tentang jenis arsip, jangka waktu/umur arsip (masa simpan) dan nasib akhir arsip, apakah arsip termasuk kategori masih aktif, inaktif, musnah atau permanen .

Yohn Benhur juga menegaskan bahwa semua Unit Organisasi atau Perangkat Daerah perlu Jadwal Retensi Arsip. Hal tersebut penting karena pertama pada hakekatnya, arsip dinamis tidak abadi, sehingga tidak perlu ditumpuk atau disimpan terus menerus.

Kedua lanjutnya, untuk efisiensi tempat penyimpanan arsip dinamis (aktif dan inaktif). Ketiga memudahkan kegiatan penilaian dan pemilahan arsip dinamis pada saat penyusutan. Keempat sebagai jaminan prosedur yang legal dan formal serta terhindar dari jeratan sanksi/hukum.

Yohn Benhur berharap, melalui sosialisasi ini diharapkan juga akan tumbuh nilai-nilai kesungguhan, pemahaman dan kemantapan akan pentingnya pengelolaan dan pemeliharaan arsip yang baik serta dalam mempermudah penyusutan arsip nantinya. (MC Kota Palangka Raya/Usep/ndk)