DKISP Adakan Sosialisasi Internal Penataan Administrasi Perkantoran

MEDIA CENTER, Palangka Raya – Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik, dan Persandian (DKISP) Kota Palangka Raya mengadakan sosialisasi internal penataan administrasi perkantoran, Selasa (14/11/2017).

 

Sosialisasi yang dipimpin Sekretaris DKISP Kota Palangka Raya, Amandus Frenaldi ini dalam rangka pengenalan sistem pendokumentasian secara digital. Sosialisasi ini diikuti seluruh aparatur sipil negara (ASN) lingkup DKISP Kota Palangka Raya.

 

Proyek perubahan hasil inovasi Kasubag Umum dan Kepegawaian DKSIP Kota Palangka Raya, Robert Abdul Hadi ini dalam rangka untuk memenuhi tugas Diklatpim IV.

 

Munculnya ide ini dilatarbelakangi karena saat ini Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DKSIP Kota Palangka Raya masih menggunakan cara manual dalam penataan administrasi perkantoran.

 

Maka dari itu melalui aplikasi sistem informasi administrasi perkantoran maya (SIMAYA) nantinya semua pekerjaan yang berkaitan dengan pendistribusian, pengarsipan, pengambilan keputusan dalam menindaklanjuti surat masuk dan keluar cepat dilakukan dengan cepat.

 

Dalam paparannya Robert Abdul Hadi menjelaskan tujuan dirancangnya aplikasi ini untuk merubah pola pelayanan dari manual ke digital. Sebab selama ini pelayanan surat menyurat di DKSIP dilakukan secara manual, sehingga terkadang mengalami keterlambatan.

 

“Keterlambatan ini berimbas dari tindak lanjut dari isi surat. Untuk itu kita mencoba aplikasi SIMAYA untuk sarana mempercepat pelayanan. Contoh begitu surat masuk, kita scane, kemudian kita input, sehingga surat langsung bisa disposisi pimpinan, kemudian dikembalikan ke kita untuk didisposisikan, sehingga surat bisa ditindaklanajuti dengan cepat,” jelasnya.

 

Robert menegaskan dari segi penataan jika menggunakan aplikasi ini, maka semua dokumen tersimpan dengan aman dan mudah melacaknya kapan pun mencari langsung bisa ketemu.

 

Adapun tujuan jangka pendek hadirnya sistem ini adalah penerbitan surat keputusan kepala DKSIP Palangka Raya tentang Pembentukan Tim Kerja Proyek Perubahan dan penyusunan SOP aplikasi SIMAYA sebagai prosedur pengiriman surat atau data dengan cara online.

 

Kemudian tujuan jangka menengah adalah uji coba pengoperasian SIMAYA dalam proses surat masuk lingkup DKSIP, evaluasi hasil uji coba pengoperasian aplikasi SIMAYA, dan tindak lanjut uji coba pengoperasian aplikasi SIMAYA.

 

Selanjutnya tujuan jangka panjang adalah tersimpannya data dalam dokumentasi server aplikasi SIMAYA dan berfungsinya surat elektronik untuk memberikan kemudahan akses dalam memberikan pelayanan surat masuk dan keluar dengan menggunakan aplikasi SIMAYA.

 

Sedangkan manfaat aplikasi ini adalah adanya kemudahan dan kecepatan dalam proses pelayanan surat masuk dan keluar, ASN bisa belajar dan mengerti teknologi informasi serta arsip surat tersimpan dalam server dengan aman dan mudah diakses bila diperlukan. (MC.Isen Mulang/engga)